راهنمای پایان نامه در مورد اتوماسیون اداری

یافتن تعریفی مشخص سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آن ها منحصربه تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است ( 2001Green, ). در اینجا به برخی از آن ها اشاره می‌کنیم.

اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه‌ و بالعکس مربوط می شود ( 2005 ، Zwass).

اتوماسیون عبارت است از : «تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : 1- مکاترونیک 2- کامپیوتر  و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات به کار گرفته  می شود».

اتوماسیون به طور مرسوم به دو دسته اساسی تقسیم می شود:

1. اتوماسیون کارخانه‌ای
2. اتوماسیون خدمات

از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم می شود:

1- اتوماسیون ثابت، 2- اتوماسیون برنامه پذیر و3- اتوماسیون منعطف

اتوماسیون ثابت متشکل از دسته ای از ابزار های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود ، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای یجاد «کارایی حداکثر» قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست. اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند.(Kumar, 2002) .

اتوماسیون برنامه پذیر: حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود درد . در این نوع از اتوماسیون الگو های معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آن ها درطراحی برنامه کنترلی مذبور استفاده می‌شود.

اتوماسیون منعطف: حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می‌یابند  تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود. به همین ترتیب در انوماسیون منعطف  امکان ‌زمان‌بندی منعطف‌تر برنامه های تولید و ارائه خدمات ، به تناسب برنامه ریزی‌های رقابتی برای شرکت‌های بزرگ در بازار متحول امروز دارند ، آن ها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیت‌های هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند .(Kumar, 2002)

اتوماسیون غیر کار آمد مسلماًً اتوماسیون ساده فرایند های غیر کارای فعلی ، بسیار بسیار نا کار آمد خواهد بود . چنین عملی  ناقض اهمیت بالای بکر گیری تکنولوژی در ایجاد کارایی بیشتر و نیز به دست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود . فرایند های مورد تجدید نظر قرار گرفته ، باید سر آغازی برای باز  تعریف رفتارها و ارزش‌ها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیار های ارزیابی آن باشند .( infoemation society commission, 2003  ).

2-1-1 مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان‌ها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آن ها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است  که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد (پاركینسون، و رستوم جی، 1386، ص 43). به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون  اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می‌شود.

مزایای مستقیم

افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از :

الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛

ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می‌گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود ؛

ج) فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛

د) سازماندهی غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود (پاركینسون، و رستوم جی، 1386، ص 43).

مزایای غیر مستقیم

این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،

الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .

ج) به دلیل افزایش اثر بخشی  کارکنان در انجام کار های خاص ، رضایت شغلی آن ها افزایش می‌یابد ؛

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می شود ؛

ه ) رقایت بیشتر سازمان‌ها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصت‌ها (پاركینسون، و رستوم جی، 1386، ص 43).

 معایب سیستم اتوماسیون اداری

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از :  از ایجاد تغییرات در محیط انسانی ،  نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیت‌ها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن ها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب (پاركینسون، و رستوم جی، 1386، ص 43).

 انواع کاربرد ها یا زیر سیستم های اتوماسیون اداری :

از دیدگاه های متعددی به انواع کاربرد های اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آن ها می پردازیم.

در یک دیدگاه انواع دستگاه های مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :

• در زمینه کسب و اطلاعات و کپی کردن آن ها : واژه ها ، پردازها ، ماشین‌های کپی هوشمند ، سند خوانها، سیستم های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی نوری .
• در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشور های بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها ( میکرو گراف )
• در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور (صرفی زاده ، ص 241:1380).

2-1-2 ارگونومی در مکانیزاسسیون اداری

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیب‌ها و تنش‌های کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با یان حال ، ناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می‌توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم ( مک لوید،1387، ص 123).

اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می‌کند . وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند ، اغلب آن ها دچار سردرد ، کمر درد و چشم درد و … می‌شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در سخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از دارایی‌های سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند ، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود ( همان منبع،1387، ص 123).

از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن ، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنش‌های فیزیولوژیکی روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می‌کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می‌کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط باستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آن ها مشارکت  و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند ( همان منبع،1387، ص 124).

2-1-3 به کار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار1  وجود دارد که  افراد می‌توانند با بهره گرفتن از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری )رد و بدل نمایند و آن ها را جهت اقدم و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می توان با بهره گرفتن از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می‌تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با بهره گرفتن از این سیستم می‌تواند بدون دخالت دست  انسان تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می‌توانند با بهره گرفتن از این سیستم کار های خود را انجام دهند .

چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می‌تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد. حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای  سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می‌تواند همه نوع اطلاعات  درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید  استفاده می‌کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مذبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می‌برد . و اثرات آن در فرایند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است  ( دفت ، 1390 ) .

سیستم های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و ‌کاربرگ‌های الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده‌اند .

برنامه های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری  اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند ( 2001Green, ).

2-1-4 مجموعه نرم فزار های اتوماسیون

یک مجموعه کار آمد از نرم افزار های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می‌تواند مشتمل بر نرم افزار های ذیل باشد :

• واژه پردازها
• برنامه های صفحه گسترده
• برنامه های پایگاه اطلاعاتی
• برنامه های انتشار دسکتاپ
• برنامه های مدیریت پروژه
• برنامه های ارائه علمی در قالب اسلاید
• برنامه های مدیریت فایل‌های کامپیوتری
• برنامه های مرتبط با پست الکترونیکی
• جستجو گرهای وب
• برنامه های انتشار دهنده اینترنتی
• برنامه های مدیریت پرونده های شخصی
• برنامه های مدیریت سیستم مالی
• برنامه های نگهداری طلاعات پرسنلی ( 2001، Green )

2-1-5 اداره مجازی ( Virtual   office )

گفتیم که امروزه MIS  از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و مؤسسات در آمد است . اولین پدیده ای که ورود این نگرش به مؤسسه‌ در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می شود . اولین اتوماسیون داری(Office) در فعالیت‌های دفتری و منشی گری به کار برده  می شد . بعد ها نیاز های ارتباطی  مدیران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد . در سال‌های اخیر ، دامنه کار اداری از مکان‌های ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات ازطریق ارتباطات داده ها صورت می‌گیرد .

موقعیت‌ها ی از راه دور که شامل خانه ، اتاقهای متصل ، خودرو ها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند ، اداره  مجازی نامیده می شود ، اداره مجازی برای شرکت‌ها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی ، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد .

البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد . اشکالات عمدتاًً شامل کارکنان می‌شوند به طوری که آن ها احساس عدم تعمق به شرکت ، ترس از دست رفتن شغل ، وجدان کاری کمتر ، و تنش خانوادگی خواهند داشت . که البته شرکت‌ها می‌توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان ازطریق تماسهای تلفنی مدوم ، به کار بردن کنفرانس های تلفنی ، ملاقات های منظم همیشگی ، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند . هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن را به کار   می‌برد .

افزایش بهره وری می‌باشد . اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پرداز بود که روشی استاندارد تولید اسناد چاپی مانند نامه ها ، یاد داشتها و گزارش‌ها  بود . نامه الکترونیکی و نامه صوتی ، راهکار هایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند . در هر دو مورد فوق ، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد . تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به ‌تقویت‌های ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می‌کند . کنفرانس  از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می‌باشد .

سه نوع  کنفرانس از راه دور وجود دارند : کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می‌کند . کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می‌باشد به جز اینکه  شرکت کنندگان و موضوعات آن ها خیلی محدود تر هستند. فاکس یک دستگاه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از به وجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می‌کند . ویدئوتکست . مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس می سازد . سیستم های تصویری مدرن بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم، با به کار بردن OCR و فن آوریهای دیسک فشرده غلبه ‌کرده‌است . نشر رومیزی برنامه کاربردی  در اتوماسیون ادارات می‌باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای  و تخصصی را دارد . اتوماسیون اداری می‌تواند با ارائه پیوند های ارتباطی به حل مشکل کمک نماید . ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان ، سلیقه های شخصی و منابع دسترسی شکل می‌گیرد . بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری ، جایگزین هایی برای روش های ارتباطی سنتی هستند در حالی که دیگر برنامه ها فرصت‌های جدیدی را ارائه می‌دهند ( مک لوید،1387، ص 394- 393 ).

2-1-6 نمونه کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری

2-1-6-1 سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS )

مثال‌های فروش :کار برگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل قیمتهای مختلف ، واژه پردازها برای تهیه اسناد مناقصه و قرار داد های فروش.

مثال‌های تولید : ‌کاربرگ‌های الکترونیکی برای تجزیه تجلیل یک برنامه تولید ، واژه پردازها برای نوشتن راهنما و توضیحات ‌کار با دستگاه ها یا نگهداری آن ها .

مثال‌های مالی : ‌کاربرگ‌های الکترونیکی برای مقایسه چندین منبع وام و تسهیلات پولی ، واژه پردازها برای نوشتن توضیحات و ‌روال‌های مالی جدید ( مک لوید،1387، ص 401).

2-1-6-2 سیستم‌های اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی  ( ECS )

مثال‌های فروش : فاکس و پست الکترونیکی برای تماس مشتری ، کنفرانس‌های ویدئویی برای ارائه اقلام جدید فروش و توضیحات و ترغیب بازار ، سستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تمام مراحل  فروش انجام شده است ، هماهنگ کردن تمام مراحل کار در فرایند های پیچیده فروش .

مثال‌های تولید : پست الکترونیکی برای ارتباط و توضیحات رفع مشکلات کار با دستگاه های  جدید ، کنفراسنهای ویدئوئی برای هماهنگی تولید با برنامه های فروش ،سیستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تغییرات تولید پس از تصویب و مجوز های لازم بوده است .

مثال‌های مالی : پست الکترونیکی و فکس برای ارتباط با بانک درباره وام و تسهیلات مالی ، کنفرانس‌های ویدئویی برای تشریح اثرات مالی روی سرمایه گذاریها ، تبادل آخرین وضعیت و اطلاعات در ارتباط با دعاوی  حقوقی ( مک لوید،1387، ص 402).

2-1-6-3 سیستم‌های اطلاعاتی عملیاتی  ( TPS )

مثال‌های فروش : استفاده  از پی . او. س برای انتقال طلاعات فروش ، نگهداری  اطلاعات تماس مشتری در جریان سیکل فروش.

مثال‌های تولید : ردیابی حرکت کار های در جریان ساخت در یک کارخانه ، ردیابی دریافت مواد از تامین کننده ها .

مثال‌های مالی : پردازش پرداخت‌ها ازطریق کارت‌های اعتباری پرداخت سود سهام‌داران ( مک لوید،1387، ص 402).

2-1-6-4 سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت ( MIS )

مثال‌های فروش : گزارش هفتگی فروش بر اساس مناطق فروش ، مقایسه پیش‌بینی فروش و فروش واقعی ، تفکیک اقلام و مناطق فروش ، دسترسی دلخواه به داده های فروش به تفکیک محصول و مناطق فروش .

مثال‌های تولید : گزارش هفتگی تولید بر اساس محصول و عملیات تولید ، تعیین خرید های برنامه ریزی شده بر اساس برنامه تولید ، دسترسی دلخواه به اطلاعات تولید به تفکیک محصول و عملیات تولید .

مثال‌های مالی : گزارش صورتحسابها و دریافت‌ها ، برنامه های مالی ماهیانه ، دسترسی به اطلاعات برنامه های مالی سازمان بر اساس جزئیات دلخواه ( مک لوید،1387، ص 402).

2-1-6-5 سیستم‌های مطالعاتی کمک به تصمیم گیری ( DSS )

مثال‌های فروش : مدلسازی برای بررسی راه حلهای جدید فروش ، مدلسازی دده های بازار یابی برای تجزیه تحلیل فروش

مثال‌های تولید : مدلسازی برای تعیین اولویت عملیاتی یا تعمیراتی دستگاه ها بر اساس شرایط جاری ، مدلسازی داده های تولید برای تجزیه تحلیل نتایج تولید .

مثال‌های  مالی : تجزیه و تحلیل رفتار مشتریها در مقابل اطلاعیه بدهی و صورتحسابها ، بانک اطلاعاتی سهام و مدلسازی برای تصمیم به خرید یا فروش سهام( مک لوید،1387، ص 403).

2-1-6-6 سیستم‌های اطلاعاتی جامع و یکپارچه (ES )

مثال‌های فروش : کمک به برنامه فروش برای اطمینان از وجود ظرفیت کافی برای پشتیبانی از برنامه های فروش .

مثال‌های تولید : کمک به مدیران برای برنامه ریزی تعمیرات بر اساس کمترین توقف فروش .

مثال‌های مالی : کمک به حوزه مالی برای رد یابی هزینه های تولید و مشاهده آثار سفارشات خرید ( مک لوید،1387، ص 403).

2-1-7 سیستم‌های اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS )

سیستم‌های اتوماسیون اداری یا او . ای . اس پردازش اطلاعات روزانه مرتبط با فعالیت‌های و وظائف اداری و زیر ساختهای سازمانی را بر عهده دارند . در این سیستم‌ها از ابزار ها و نرم افزار های عمومی مختلف از جمله واژه پرداز ها مانند MSWord ، ‌کاربرگ‌های الکترونیکی مانند MSExcel , Quattropropro  نمایش اسلاید ها

مانند powerPoint و بانک‌های اطلاعاتی شخصی مانند MSAccess  استفاده می شود . از امکانات دیگری از قبیل پست الکترونیکی ، فاکس و امثال آن ها در سیستم‌های اتوماسیون اداری برای بر قراری ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیامها هم استفاده می شود این ابزار ها در سیستم ارتباطات الکترونیکی دسته بندی شده اند  و در سیستم‌های اتوماسیون اداری به آن ها پرداخته نمی شود ( زرگر ، 1383، ص 31 ).

شاید رایج ترین سیستم‌های اطلاعاتی ، همین سیستم‌های اتوماسیون اداری باشند که در اکثر سازمان‌ها از آن ها  استفاده    می شود . اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاری بسیاری از نرم افزار های مشابه در برخی از سازمانهاست . یکی از وظایف مهم توسعه فن آوری  طلاعات در سازمان‌ها ، استاندارد سازی ‌فرمت‌های کاری و سازگاری برخی از ابزار های سیستم‌های اتوماسیون  اداری مطابق محیط ارتیاطی داخل و خارج سازمانهاست .

برخی سازمان‌ها از نرم افزار های ویژه اتوماسیون اداری به طور یکپارچه و هوشمند استفاده می‌کنند تا وظایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات  و تصمیم گیریها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طور سیستماتیک و اتومات انجام گیرد . برخی دیگر از سازمان‌ها به طور  پراکنده و اغلب بدون ارتباط شبکه ای و غیر سیستماتیک از ابزار های مستقل سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند . شرکت نرم افزاری مایکروسافت ، یک مجموعه سازگار و عالی از این نوع نرم افزار ها را به نام مجموعه Office تولید و مدام کارایی آن ها را توسعه می‌دهد . با توجه به امکانات  نصب شبکه ای مجموعه Office به راحتی می توان بسیاری از خدمات  اتوماسیون اداری را در آن ها طراحی و پشتیبانی نمود ( همان منبع ، 1383، ص 31 )

نگاه  عامه ، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر با این مفهوم می دانند . اتوماسیون اداری ، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آن ها‌ است . استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد ، نگهداری و باز یافت آن ها و نیز ارسال داده به بخش‌های مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است . ایده دفاتر بدون کاغذ و نتایج مفید حاصل از آن تنها ازطریق به کار گیری سیستم‌های اتوماسیون اداری تحقق می‌یابد ( همان منبع ، 1383، ص 31 ).

با پیدایش سیستم‌های پست الکتروننیکی ، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می‌کنند. در ضمن از آنجایی که کارکنان اداری می‌توانند از فایل‌های مشترک استفاده کنند ، تابلو های اعلانات الکترونیکی نیز ایجاد شده است . این فایلها پست الکترونیکی هستند که مردم می‌توانند پیام‌های عمومی خود را بر روی آن ها قرار دهند . این امکانات بسیار جالب توجه هستند ، به طوری که با پیشرفت فناوری می توان نمودار هایی با کیفیت عالی در این پیام ها قرار داد . به علاوه با پیدایش هزینه مکاتبات  کاهش یافته ، به طوری که مدرک حاوی متن ، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان می توان ازطریق خطوط تلفن انتقال داد . به موازات این پیشرفتها فناوری رایانه ی ، سیستم‌های صوتی اداری را نیز ارتقاء بخشیده است . تلفنهای اداری به سیستم‌های اختصاصی مبادله خیلی ‌پیچیده مرتبط می‌شوند ( همان منبع ، 1383، ص 32 ).

سیستم‌های نوشتار گروهی نیز تهیه شده است . این سیستم‌ها به کارکنان کمک می‌کنند تا بتوانند به صورت كارآموزی و گروهی با یکدیگر کار کنند. ، هدف از تهیه سیستم‌های نوشتار گروهی آن است که کار  افراد به تلاش‌های گروهی منجر شود و هم این که بتوان به بخشی از کار دیگران که تهیه شده است ، دسترسی داشت . کاربرد سیستم‌های ویدئویی نیز رو به گسترش است . سازمان های بزرگ از قابلیت کنفراس ویدئویی ستفاده می‌کنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند . در ابتدای  کار ،  از این قابلیت‌ها  برای ارتباط چند مدیر در دو سه محل استفاده می شد . اما اخیراًً از این سیستم‌ها برای  ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده  می شود ( همان منبع ، 1383، ص 32 ).

اتوماسیون اداری ( Office Automation ) : مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق  اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیت‌های سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات  در سطح سازمان ، جستجوی اسان در اطلاعات ذخیره شده ، ‌پاسخ‌گویی‌ سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درون سازمانی .

سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است . این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می‌کند . پردازشگر های متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس کنفرانس صوتی از ابزار هایی که می‌تواند در این مجموعه  به کار رود . سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کار تابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می شود  که با سیستم دبیر خانه ، سیستم های پردازش عملیات و سیستم ارشیو در ارتباط است . ‌بنابرین‏ در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم های نرم افزار های سازماندهی می شود .

باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاری می توان تمامی عملیات یک سازمان را با بهره گرفتن از ابزار های پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد . می توان با استفاده  از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم های پردازش عملیات (TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند . ‌به این ترتیب بدون استفاده از فرمهای کاغذی ” تأیید های ” مورد نیاز هر فرم تعریف می شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر  فرایند تکمیل  می شود . ‌بنابرین‏ اتوماسیون اداری فراتر از به کار گیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از ان محسوب می‌گردد . ضمن انکه باید توجه داشت با بهره گرفتن از سیستم های یکپارچه که در ان کلیه فرایند های سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ ( همان منبع ، 1383، ص 32-33 ).